Wendbare IT-inrichting? Blijf bij je vak en outsource wat niet je specialisme is

Dit artikel is eerder gepubliceerd op Emerce.nl

In het vierde kwartaal van 2022 werd ChatGPT gelanceerd en raakte de hele wereld ineens geïnteresseerd in AI. In het eerste kwartaal van 2023 was je als bedrijf of organisatie al aan de late kant als je nog niets met ChatGPT of AI had gedaan, terwijl dat wellicht wel van toegevoegde waarde had kunnen zijn. En als je nu nog steeds geen AI-chatbot live hebt staan in je webshop? Dan ben je zo ongeveer de hekkensluiter van je branche.

Het is zomaar een voorbeeld van hoe snel en abrupt trends tegenwoordig de wereld over gaan. Een innovatie die op maandag in Californië wordt ontwikkeld, kan op vrijdag al in Nederland een hype zijn. Het dwingt bedrijven en organisaties in allerlei branches om wendbaarder, flexibeler en schaalbaar te worden als het gaat om hun IT-ecosysteem. Tijdens de coronacrisis hebben bijna alle ondernemers in Nederland dat gemerkt, een groot deel op een pijnlijke manier. Schaalbaarheid en wendbaarheid stonden niet in hun woordenboek. Plots hadden ze het nodig en voelden ze de pijn van het gemis.

Hebben bedrijven en organisaties hier nu iets van geleerd? Als er morgen een geheel nieuwe, onvoorzienbare crisis of trend losbarst, is je bedrijf dan wendbaar en schaalbaar genoeg om daarop in te spelen? En zo nee, hoe ga je dat dan veranderen? Hoe zorg je ervoor dat je bedrijf volgend jaar, maar ook over vijf jaar, nog relevant kan zijn voor je doelgroep?

Voor veel bedrijven die zelf niet actief zijn binnen de IT-sector geldt: één of twee knappe koppen beheren alle infrastructuur voor de gehele digitale dienstverlening en verder weet eigenlijk niemand hoe het qua IT allemaal zit. Vaak zijn het developers die vanaf dag één meelopen in het bedrijf en zijn meegegroeid. Op den duur gaan die echter ook iets anders doen en verlaten ze, om wat voor reden dan ook, het bedrijf. Op dat moment wordt het voor die bedrijven spannend.

Vergelijk het met een huis waar iemand jarenlang op eigen houtje, zonder aantekeningen bij te houden, alle elektra heeft aangelegd. De muren zijn daarna dichtgemaakt en alles werkt. Maar waar alle draden lopen, welke schakelaar precies waarvoor is en waarom de groepenindeling is gemaakt zoals die nu is? Niemand die het weet. De enige manier om erachter te komen: alles openbreken en opnieuw beginnen.

Voor veel bedrijven is dat echter geen optie als het om hun IT gaat. De webshop kan niet even een week offline, de orderapplicatie kan niet een week uit de lucht en de klantenservice kan niet even worden gesloten. Offline zijn kost geld, en vaak gaat het om pittige bedragen. Om die situatie te voorkomen, had de IT van meet af aan al niet slechts de verantwoordelijkheid van die één of twee knappe koppen moeten zijn. In de opschaalfase van een bedrijf, waarin alles hard groeit en iedereen het vuur uit zijn sloffen loopt om de groei bij te benen, staat niemand erbij stil om de IT-inrichting toekomstbestendig aan te pakken.

Dat IT-landschap schaalbaar, flexibel en wendbaar inrichten, dat doe je echter het beste op een moment dat er geen vuiltje aan de lucht is. Bijvoorbeeld: vóórdat je offline gaat doordat één van je applicaties aan zijn maximale capaciteit blijkt te zitten, of vóórdat je een veel tragere website blijkt te hebben dan je belangrijkste concurrent. In de praktijk komen bedrijven vaak pas in actie nádat er een vervelend IT-incident heeft plaatsgevonden. Dat terwijl ingrijpen voordat er druk op de ketel staat leidt tot betere eindresultaten, omdat er zorgvuldiger en zonder onnodige druk gewerkt kan worden. Zo’n traject pak je in drie stappen aan.

De eerste stap is het in kaart brengen van bedrijfsrisico’s. Wat zijn enkele worst-case-scenario’s? Wat als morgen je webshop offline is? Wat als je aan je maximale aantal orders blijkt te zitten? Wat als je fysieke bedrijfslocaties moeten sluiten? Ga uit van extreme situaties zoals de coronapandemie was. Door belangrijke afhankelijkheden, zoals het online zijn van je webshop, niet als vanzelfsprekendheid te beschouwen, kom je erachter hoe kwetsbaar je bent.

Nu je weet waar je kwetsbaarheden zitten als het gaat om je bedrijfscontinuïteit, is het zaak om je specialismen te bepalen. We gaan steeds meer naar een wereld van specialisten in plaats van generalisten. Niemand wint van Amazon of bol.com, dus het wordt ook steeds minder interessant om het te proberen. Wat is het specialisme van jouw onderneming? Focus je daarop. Al het andere is noodzakelijk kwaad. Probeer als webshopeigenaar voor voedingssupplementen bijvoorbeeld niet heel goed te worden in het hosten van een webshop, want dat is niet je core business. Je core business is voedingssupplementen verkopen.

De meest risicovolle bedrijfsonderdelen waarin je geen specialist bent zijn de eerste kandidaten om serieus voor outsourcing in overweging te nemen. Terugkomend op de verkoper van voedingssupplementen: het hosten van zo’n webshop en ervoor zorgen dat altijd alles werkt, van navigatie tot aan betalen met creditcards, is het specialisme van anderen. In crisissituaties of onder invloed van disruptieve trends die binnen korte tijd de wereld overnemen ga je als niet-specialist niet zomaar het verschil maken. Integendeel: je gaat een achterstand opbouwen.

De coronacrisis dompelde tal van bedrijven bijna, of zelfs geheel, kopje-onder, omdat ze niet snel genoeg konden bijsturen. Hun fysieke locatie moest bijvoorbeeld sluiten, maar ze hadden niet de IT-oplossingen in huis om via hun website snel te kunnen verkopen of reserveren. Winkelen op afspraak was bij tal van ondernemers een houtje-touwtje-proces waarbij consumenten afhaakten.

Hadden ze dit soort elementen van hun bedrijf, die niet hun specialisme zijn en waren, in een eerder stadium bij een specialist belegd, dan hadden ze razendsnel kunnen inspelen op het nieuwe speelveld. Dan had corona geen pijn gedaan en waren ze als winnaar uit de bus gekomen.