In samenwerking met Emerce hebben we een vijfdelige serie gemaakt van True klanten in de spotlight. In dit derde deel, Uitgeverij Deviant over de impact van COVID-19 op hun digitale leerplatformen en de bijbehorende infrastructuur. We gingen in gesprek met Jelle Pol (Directeur) en Dik Klop (Hoofd ICT).
De gedwongen sluiting van de scholen in het voorjaar van 2020 maakte thuisonderwijs en digitale leeromgevingen tijdelijk de standaard. In het onderwijs zijn verschillende partijen al veel langer bezig om scholen te helpen met de digitale transformatie naar online leerplatformen. Hoe ontwikkel je online leermethodes en welke technische eisen worden hieraan gesteld? En hoe zorg je voor stabiliteit als de vraag explosief stijgt tijdens een lockdown?
Als educatieve uitgeverij heeft Uitgeverij Deviant het maken van lesmethodes voor het onderwijs als core business. Door haar methodes interactiever en betrouwbaarder te maken dan de traditionele methodes, wil de uitgeverij haar producten beter laten aansluiten op de doelgroep. De focus ligt op de primaire vakken voor het mbo, zoals Nederlands, Engels, rekenen en burgerschap.
De noodzaak van digitale transformatie
In het onderwijs worden vakken en leerstof aangeboden op verschillende manieren.Via de traditionele manier van leer- en werkboeken en de moderne manier van digitale leerplatformen. Door de digitalisering van de maatschappij was de algemene opvatting jaren geleden al dat schoolboeken razendsnel zouden verdwijnen. Maar in de praktijk bleek dit voor veel scholen nog niet haalbaar. Ook uitgeverijen worstelden met de manier waarop digitalisering plaats zou vinden. In het geval van onderwijs gaat het niet om het zomaar omzetten van een leer- en werkboek naar een PDF, maar om een echt andere manier van lesgeven en kennis opnemen.
Zelf ontwikkelen met een ontwikkelteam in huis
Uitgeverij Deviant heeft de stap van het simpelweg digitaliseren van content naar een PDF overgeslagen. De organisatie heeft nagedacht over hoe ze de omslag naar digitaal op een manier kon uitvoeren die echt waarde toevoegt. Hieruit vloeiden de digitale platformen Studiemeter en Studiereader voort. Op deze platformen kunnen studenten werken met de vele digitale methodes die de uitgeverij inmiddels heeft ontwikkeld.
In deze ontwikkeling en digitaliseringsslag doet Uitgeverij Deviant alles zelf. De uitgeverij heeft een eigen redactie die verantwoordelijk is voor de inhoud van de methodes. Ook heeft de organisatie een eigen van ontwikkelaars in huis, dat de methodes en platformen bouwt, Deze ontwikkelaars zijn fullstack-ontwikkelaars en nemen de verantwoordelijkheid voor de front- en back-end, inclusief security. Het ontwikkelteam vertegenwoordigt ruim een kwart van het bedrijf.
Performance-gedreven digitale leerplatformen
Dat de uitgeverij in eigen beheer ontwikkelt, heeft heel veel voordelen als het gaat om de snelheid waarmee ze (nieuwe) methodes en platformen kan releasen of aanpassen. Hierbij is de klant leidend. Tegelijkertijd is de uitgeverij ook zelf verantwoordelijk voor de security van haar methodes. Zij zorgen voor de beveiliging van de applicaties en voor de databases die door deze applicaties worden gebruikt. Dat heeft gevolgen voor de eisen aan de infrastructuur.
Naast veiligheid zijn betrouwbaarheid en stabiliteit kritische succesfactoren. Wanneer scholen overstappen op digitale leermethodes, is het aan de uitgeverij om te voorkomen dat lessen uitvallen doordat hun methodes of applicaties het simpelweg niet doen. Een uitgeverij wil er niet verantwoordelijk voor zijn dat leerlingen naar huis gestuurd moeten worden. Daarnaast is ook het eigen succes van Uitgeverij Deviant een belangrijke factor: hoe meer en hoe beter zij haar methodes ontwikkelt, hoe hoger de vraag naar de methodes komt te liggen. Hierbij is het van groot belang dat wanneer de vraag groter wordt, de systemen toch blijven performen.
Een betrouwbare infrastructuur met managed hosting
Dit soort eisen aan infrastructuur is waarom Uitgeverij Deviant als sinds 2013 de managed services van True gebruikt. Leunend op de betrouwbaarheid proberen engineers van True voor klanten ook altijd zo proactief mogelijk te acteren en scherp te zijn op trends en ontwikkelingen die ze zien. Daarbij lichten ze meermaals per jaar de systemen van klanten helemaal door op kwetsbaarheden. Dat is van grote waarde voor de veiligheid van de organisatie bij Uitgeverij Deviant en op hun beurt ook weer voor haar klanten.
Lees meer over: Het Private Cloud hosting platform van True
Van dedicated servers naar private cloud
Door de coronamaatregelen en de sluiting van scholen is het gebruik van online lesmethodes en de inzet van digitale platformen voor scholen in het afgelopen anderhalf jaar geëxplodeerd. Nog voor de tweede lockdown, zagen ze bij Uitgeverij Deviant al aankomen dat de vraag naar online leermethodes weleens explosief kon gaan stijgen. Daarom gaven ze hun servers een upgrade en wezen ze hier ook meer resources aan toe. De uitgeverij wilde op een flinke groei in vraag voorbereid zijn.
Enkele jaren geleden had Uitgeverij Deviant de complete infrastructuur en organisatie volledig op dedicated servers ingericht. Samen met True heeft de uitgeverij sindsdien de complete infrastructuur gemigreerd naar het private cloud platform van True, met virtuele servers. Dit maakte een eventuele upgrade van de hostingcapaciteit eenvoudig en flexibel.
Die voorbereiding bleek niet voor niets met de nieuwe sluiting van de scholen tijdens de tweede coronagolf in december 2020. Door een flexibele upgrade kon de uitgeverij snel anticiperen op de verwachte explosieve groei in vraag naar hun methodes.
De performance-uitdagingen van gratis services
Voor het geval de scholen inderdaad zouden moeten sluiten door een nieuwe lockdown, bereidde Uitgeverij Deviant een speciale strategie voor. Hierbij zou zij tot de zomervakantie in 2021 al haar services gratis aanbieden aan alle geïnteresseerde scholen. Die werden tenslotte geconfronteerd met een gedwongen sluiting en de studenten én docenten moesten plotseling volledig thuiswerken.
Met een dergelijke strategie is een extra piekbelasting te verwachten, bovenop de te verwachten groei in vraag. Een piekbelasting waar de uitgeverij dus op voorbereid moest zijn. Omdat alle servers van de uitgeverij al virtueel draaiden, was het zaak om genoeg capaciteit te houden om de betrouwbaarheid te garanderen. In overleg met True is toen, op tijd voor de daadwerkelijke lockdown, besloten de capaciteit flink te verhogen om zo aan de toegenomen vraag van digitale leermiddelen en platforms te kunnen voldoen.
Géén stresstest dankzij een goede voorbereiding
Het breed gratis aanbieden van de services is uiteindelijk door de gedegen voorbereiding en afstemming tussen Uitgeverij Deviant en True geen stresstest geweest voor de systemen van de uitgeverij. Omdat alles snel maar goed was voorbereid, bleek dat de capaciteit flink groter was dan het verkeer.
Daadwerkelijke piekbelasting werd hiermee voorkomen. De systemen hadden meer traffic kunnen verwerken. Maar wat voor alle betrokkenen het meest belangrijk is op dergelijke momenten: alles moet goed blijven draaien. Helemaal bij een succesmoment met de daarbij horende hoge belasting. Je wilt tegelijkertijd ook extra zekerheden inbouwen. Denk hierbij aan dat je niet alleen voldoende capaciteit hebt, maar dat er ook onderdelen van het platform kunnen uitvallen zonder dat de gebruiker hier iets van merkt. Feitelijk gezien draaide alles op de helft van de aangewezen servercapaciteit en heeft de uitgeverij dus altijd voldoende capaciteit tot de beschikking.
Lees ook: Schaalbare hosting: van nul naar honderd op een solide hostingplatform (Fletcher Hotels)
Versneld releasen tijdens een lockdown
De uitgeverij bleef haar methodes ook doorontwikkelen. Hierdoor nam tegelijkertijd met het gebruik ook de functionaliteit toe. In de periode van de lockdown werden de verschillende lespakketten en services versneld naar buiten gebracht om alle scholen, studenten en docenten te kunnen helpen. De overgang van papier naar digitaal moest hierdoor ook veel sneller. Door de investeringen in het eigen ontwikkelteam en focus op digitalisering lagen veel methodes technisch gezien al op de plank en konden ze snel gerealeset worden. Hiermee waren veel van de klanten van Uitgeverij Deviant direct goed geholpen.
Als uitgeverij én hostingpartij hoop je dat het initiatief, de snelheid en betrouwbaarheid van de services goed ontvangen worden. De eindgebruikers, docenten en studenten, moesten ineens intensief met de digitale methodes leren werken. Gelukkig was de feedback vanuit de markt heel positief. De scholen en docenten zagen de meerwaarde van de toegankelijke en betrouwbare digitale platforms en lesmethodes. Dit is waar Uitgeverij Deviant en True het uiteindelijk voor doen.
