Microsoft 365 helpt bij het vergroten van de productiviteit van jouw medewerkers. Als je investeert in een dergelijke suite wil je uiteraard zekerstellen dat werknemers maximaal profijt halen uit deze investering. De Microsoft Productivity Score helpt hierbij.
📖 Leestijd: 6 minuten
De productiviteitsscore ondersteunt de digitale transformatie van jouw organisatie. Met behulp van een scorecard kun je de productiviteit meten en krijg je inzicht in de manier waarop de organisatie Microsoft 365 en onderdelen hiervan gebruikt. Deze score geeft niet alleen inzicht in de prestaties van eigen personeel, maar biedt ook de mogelijkheid tot het vergelijken van de eigen organisatie met gelijksoortige organisaties.
Hoe maken werknemers gebruik van de tools?
Een Microsoft Productivity Score wordt gebaseerd op verschillende ervaringen: gebruikerservaringen en technologie-ervaringen. Gebruikerservaringen kwantificeren hoe je werknemers werken met de verschillende categorieën tools die Microsoft 365 omvat. Denk hierbij aan samenwerking, mobiliteit, communicatie, vergaderingen en teamwerk.
De tijdwinst die dergelijke tools kunnen opleveren is groot. Zo blijkt uit recent onderzoek van Forrester dat mensen tot 100 minuten per week kunnen besparen door samenwerking en het delen van content in de cloud in plaats van via e-mail. De gestroomlijndere processen die Microsoft 365 oplevert zorgt dat daarnaast dat nieuwe producten gemiddeld ruim 14 dagen sneller kunnen worden ontwikkeld. Mobiele werkers besparen per dag al snel 24 minuten bij het verkrijgen van toegang tot de juiste systemen en informatie. Uit een onderzoek van Microsoft blijkt daarnaast dat 80% van de IT-professionals een hogere productiviteit en betere IT-beveiliging ervaart dankzij een overstap naar de cloud. Van dit voordeel profiteren werknemers echter alleen indien zij de beschikbare tools ook daadwerkelijk (juist) inzetten. De gebruikerservaring geeft hierin inzicht.
Lees ook: "Microsoft 365: de basis van modern werken"
Concreet maakt de gebruikerservaring inzichtelijk hoe teamleden samenwerken en communiceren over content. Je kunt hiermee de productiviteit meten van werknemers. Maken zij gebruik van de beschikbare tools voor efficiënt online samenwerken? Of kiezen zij bijvoorbeeld nog steeds voor het delen van content via e-mail? Microsoft 365 is bruikbaar op uiteenlopende apparaten, variërend van Windows-computers tot mobiele apparaten met het iOS- of Android-besturingssysteem. De productivity score kijkt ook in welke mate gebruikers Microsoft 365 omarmen.
Frustraties voorkomen
Anderzijds is de Microsoft Productivity Score gebaseerd op de technologie-ervaringen van jouw organisatie. Naast het gebruik van de tools die Microsoft 365 omvat zijn namelijk ook de prestaties van gebruikte hardware en software van invloed. Indien een laptop of smartphone bijvoorbeeld niet optimaal presteert, kan dit de productiviteit aantasten. Ook kunnen prestatieproblemen gebruikers frustreren, wat kan leiden tot het gebruik van legacy-technologie zoals e-mail en onveilige filesharingdiensten.
Een device-analyse brengt de prestaties en status van jouw hardware en software in kaart. Een netwerkanalyse helpt bij het aan het licht brengen van connectiviteitsproblemen en de impact hiervan op gebruikers. Zo kan je gericht maatregelen nemen en veelvoorkomende problemen aanpakken die de productiviteit van gebruikers negatief beïnvloedt. Denk hierbij aan het gebruik van verouderde hardware, softwareconfiguraties die niet zijn geoptimaliseerd voor eindgebruikers en problemen veroorzaakt door wijzigingen in de configuraties en updates.
Productiviteit meten en gericht verbeteren
De Microsoft Productivity Score biedt interessante kansen. Zo kan je met behulp van deze score de productiviteit meten van teams en medewerkers en actie ondernemen voor het gericht verbeteren van de productiviteit. De tool biedt hiervoor onder meer concrete aanbevelingen aan. Benieuwd hoe de productiviteitsscore van jouw organisatie zich door de tijd heen ontwikkeld? Dankzij de historische gegevens is dit eenvoudig inzichtelijk.
De hoogst mogelijke productiviteitsscore is 800 punten. Deze score wordt bepaald aan de hand van de prestaties van de organisaties in specifieke categorieën, waarbij iedere categorie 100 punten waard is. Het gaat om de volgende categorieën:
- Communicatie
- Vergaderingen
- Samenwerking aan content
- Teamwerk
- Mobiliteit
- Device-analyse
- Netwerkverbinding
- Gezondheid van Microsoft 365-apps
Prestaties vergelijken
Hoe presteren vergelijkbare organisaties en hoe verhoudt hun Microsoft Productivity Score zich ten opzichte van die van jou? De scorecard maakt een vergelijking mogelijk tussen de productiviteitsprestaties. Dit kan interessante inzichten opleveren. Loopt jouw onderneming bijvoorbeeld voor of juist achter op de concurrentie? En hoe kan een eventueel verschil verklaard worden? Bij deze vergelijking wordt gekeken naar organisaties met onder meer een vergelijkbaar aantal licentiegebruikers, type licenties, sector en gebruikstermijn.
De productiviteitsscore wordt gebaseerd op gegevens van verschillende tools die onderdeel uitmaken van Microsoft 365. Denk hierbij aan Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Yammer en Skype. De score wordt dagelijks bijgewerkt en geeft daarmee een actueel beeld van de productiviteit. De Microsoft Productivity Score geeft de productiviteit weer van teams gedurende een doorlopende periode van 28 dagen.
Lees ook: "Samen thuiswerken doe je met Microsoft Teams"
Op cijfers inzoomen
De gegevens zijn inzichtelijk via het Microsoft 365 admin center, dat een dashboard bevat voor de Microsoft Productivity Score. De startpagina van dit dashboard toont de totale productiviteitsscore van je organisatie, zowel als percentage als aantal punten. Je kunt verder inzoomen op deze cijfers en het overzicht per categorie bekijken.
Wereldwijd wordt in toenemende mate thuisgewerkt, een trend die al enkele jaren zichtbaar is. Deze trend zorgt voor veranderende eisen aan de tools die werknemers beschikbaar hebben voor hun dagelijkse activiteiten. De vinger leggen op deze veranderingen en bepalen hoe eisen veranderen is echter niet eenvoudig. Het Business Continuity rapport dat beschikbaar is in het Microsoft 365 admin center helpt hierbij. Het rapport geeft waardevolle inzichten in werkpatronen en de veranderende behoeften van werknemers. Het Business Continuity rapport is een aanvulling op de Microsoft Productivity Score.
Optimaal profiteren van de voordelen
Veel organisaties maken gebruik van Microsoft 365. Slechts weinig partijen realiseren echter het volledige rendement dat het platform kan opleveren. Met de Microsoft Productivity Score breng jij hier verandering in, kan je de productiviteit meten van medewerkers en zorg je dat jouw werknemers optimaal profiteren van de voordelen. Met de tool bepaal je op welke vlakken teamleden uitblinken, en waarmee zij juist hulp kunnen gebruiken zodat zij nog efficiënter en veiliger kunnen werken. Ga vandaag nog aan de slag!
True Workspace helpt je snel op weg met het interpreteren van je Microsoft Productivity Score en de inzichten die je hieruit kunt halen. Met behulp van onze uitgebreide ervaring adviseren wij je gericht, dragen een adoptiestrategie aan en stellen concrete oplossingen voor waarmee je de productiviteit van jouw organisatie verder optimaliseert. Benieuwd naar de mogelijkheden? Bekijk ons Continuous Workspace-aanbod of neem contact met ons op.
