Wat heeft een medewerker nodig om productief te zijn? Vijftig jaar geleden ging het om notitieblokken, pennen, nietmachines en paperclips. Tegenwoordig is productiviteit het werkgebied van de IT-manager en willen medewerkers dat zakelijke IT net zo werkt als consumenten IT. Hoe zorg je er voor dat digitale werkomgevingen medewerkers productief maken? In de blogreeks ‘De productieve eindgebruiker’ onderzoeken we deze vraag. Vandaag deel 6: de ideale digitale werkplek is goed voor de medewerker én IT.
Benieuwd naar de rest van de artikelen uit deze blogreeks? Bekijk het overzicht.
Productiviteit gaat over de verhouding tussen opbrengst van een proces en de inbreng. Op de werkvloer bestaat een groot gedeelte van die ‘inbreng’ uit IT-voorzieningen, iets waar de IT-organisatie voor verantwoordelijk is. ‘Het proces’ is het werkgebied van de business, net als de opbrengsten. Die scheiding tussen IT en de doelstellingen van de business wordt vaak ervaren als een kloof; veel IT-organisaties werken er hard aan om die te overbruggen.
Een deel van de oplossing ligt in goede samenwerking en communicatie tussen business en IT. IT-organisaties kunnen ook veel winnen (ook de harten van eindgebruikers) als ze optimaal gebruik maken van de technische mogelijkheden om gebruiksgemak en productiviteit te bevorderen. Dat kunnen ze zelfstandig doen of in samenwerking met hun IT-dienstverleners.
IT-dienstverleners beschikken hiervoor over een reeks aan oplossingen rondom de werkplek. Daarbij is de ‘werkplek’ de optelsom van functionaliteiten op het gebied van data, software, hardware, connectiviteit, security, gebruiksgemak en -plezier, et cetera.
De beste werkplek is goed voor de medewerker én voor IT
Optimale technologie-oplossingen vormen een passend antwoord op de verwachtingen en behoeften van de IT-eindgebruiker. Dat passende antwoord geldt niet alleen voor vandaag (‘ik wil nu bij mijn bestanden, ook al werk ik vanuit de auto, vanaf een camping of bij een klant’). Ook ‘morgen’ is relevant: een werkplek moet flexibel zijn en kunnen meegroeien met de veranderende omstandigheden op het gebied van data en applicaties; op het gebied van gebruikers en hun devices; en op het gebied van de beschikbare infrastructuur en connectiviteit. Daarbij horen natuurlijk ook een goede support en security. De beste werkplekoplossingen zijn bovendien niet alleen bevorderlijk voor productiviteit en tevredenheid van de IT-eindgebruiker, maar bieden ook financiële en beheersmatige voordelen voor de IT-organisatie.
Cloudwerkplek
Deze technische en functionele eisen komen het best tot hun recht in een portal-benadering in een managed cloud. Een cloud portal maakt het mogelijk om applicaties en functionaliteiten te integreren en te koppelen. Naast bijvoorbeeld Office365 worden in de meeste organisaties ook allerlei andere applicaties gebruikt, van standaardoplossingen tot en met maatwerksoftware. Soms staan die applicaties in meerdere, verschillende cloudomgevingen. De IT-serviceprovider is de aangewezen partij om deze te integreren zodat eindgebruikers bijvoorbeeld Salesforce.com, Office365 en een maatwerkoplossing uit het eigen datacenter (denk aan een HR-tool) probleemloos vanuit één omgeving kunnen gebruiken.
Daarnaast bestaan er allerlei technologieën die zorgen voor een gepersonaliseerde werkplek die altijd en overal beschikbaar is via verschillende devices. Dat vergemakkelijkt samenwerken, communiceren en delen van informatie – voorwaarden voor gebruikersproductiviteit. Denk hierbij aan technologieën zoals User Provisioning, Identity en Access Management, Mobile Device Management, Two-Factor Authentication en andere IT-diensten. Of aan de laatste collaboration tools zoals Yammer of Teams. De cloudgebaseerde werkplek is in dit opzicht echt te beschouwen als een cockpit: alles binnen handbereik.
Dat geldt ook voor de IT-organisatie, die met een cloudgebaseerde werkplek het ideale vertrekpunt in handen heeft om samenhang aan te brengen in infrastructuur, connectiviteit, data, apps, devices en users, om zo te komen tot een geïntegreerde werkomgeving die veilig, compliant en schaalbaar is.
Cloudportal: vertrekpunt voor gebruikers en devices
Gebruikers krijgen gemakkelijk, snel en veilig toegang tot de voor hen relevante data en applicaties op devices van hun keuze. De cloudbenadering zorgt er voor dat data en applicaties steeds gesynchroniseerd zijn. Daarbij kan de IT-afdeling gebruik maken van Identity en Access Management oplossingen die slim gekoppeld zijn aan HR-profielen. Dat zorgt er ook voor dat nieuwkomers via User Provisioning snel en compleet toegerust aan de slag kunnen, maar ook dat als personen de organisatie verlaten, dat zorgvuldig gebeurt met het oog op compliance. Daarnaast kunnen aanvullende technologieën gemakkelijk geïntegreerd worden – denk aan Two-Factor Authentication die extra relevant kan zijn bij financiële toepassingen.
Een cloudwerkplek is ook de ideale basis voor support- en selfservicevoorzieningen die rekening houden met de actuele situatie (denk aan de implementatie van nieuwe systemen). En tot slot kunnen eindgebruikers (en managers, al naar gelang de instellingen) gebruik maken van productiviteitsoplossingen zoals Power BI en analytics, om de eigen productiviteit (en het welzijn tijdens de werkdag) te monitoren en te verbeteren.
Cloudwerkplek is ideale basis voor online samenwerking
In steeds meer organisaties staan eindgebruikers open voor nieuwe applicaties die online samenwerking faciliteren. Het gaat dan om projectmanagement-tools, voice-, tekst- en video-chatrooms, het gelijktijdig werken aan gedeelde bestanden, oplossingen voor het delen van bestanden en oplossingen voor communicatie in groepen. Veelgebruikte oplossingen zijn bijvoorbeeld Trello, Asana, Google, Dropbox en Slack. Deze oplossingen zijn meestal best-of-breed en daardoor uitermate gebruiksvriendelijk, vaak te customizen in huisstijl, veelal gebaseerd op opensource en goed te integreren in een cloudgebaseerde werkplek. Het zijn bovendien SaaS-oplossingen die worden afgerekend per gebruiker, dus optimaal te benutten, flexibel in gebruik en met lage opstartkosten.
Cloudwerkplek is schaalbaar
Productiviteit gaat soms ook over het snel opschalen van teams. Denk aan situaties waarin projecten, experimenten, pilots of samenwerkingsverbanden met externe partners vragen om uitbreiding van de capaciteit. Daarnaast hebben veel organisaties te maken met pieken in het jaarpatroon, waarbij regelmatig een aantal gebruikers tijdelijk moet worden toegevoegd. Denk aan verzekeraars rondom de jaarwisseling, aan webshops rond de feestdagen of aan reisorganisaties in de zomerperiode. Schaalbaarheid is alleen aan de orde als het hand in hand gaat met veiligheid en compliance.
Cloudportal: geïntegreerde veilige haven voor data en apps
Een cloudgebaseerde werkplek biedt een veilige haven aan vrijwel alle denkbare zakelijke applicaties die zich op verschillende plekken kunnen bevinden: in publieke en private cloudomgevingen of on-premise. Daarom is het voor de IT-organisatie cruciaal te beschikken over regietools die er voor zorgen dat medewerkers altijd en overal gecontroleerd toegang hebben tot de juiste data en applicaties, maar die ook monitoren dat data en bestanden tijdig van back-ups worden voorzien, veilig kunnen worden gedeeld en verzonden en gemakkelijk terug te vinden zijn via fileserver-oplossingen.
Cloudportal: infrastructuur en connectiviteit als fundament voor toekomst
De werkplek van de toekomst is online. Productiviteit is ook: de balans tussen beschikbaarheid en wendbaarheid enerzijds en veiligheid en compliance anderzijds. Daarbij gaat het allereerst om snelle, gemakkelijke en veilige toegang via betrouwbare verbindingen, thuis en op de werkplek.
De cloud is het ideale platform voor de integratie van bedrijfsapplicaties zodat ze op hetzelfde technische fundament staan.
Dit was alweer het laatste deel van blogreeks ‘De productieve medewerker’. Wil je alle blogs nog even teruglezen? Bekijk dan ons blogoverzicht.
Schrijf je in voor True Workspace updates
Wil je een e-mail ontvangen wanneer de volgende blog online staat? Meld je dan aan voor True Workspace updates en ontvang de nieuwste verhalen over online werken vers in je inbox.
