Smart workspace wordt pas echt smart als deze is geïntegreerd binnen de organisatie en informatie en data vrij beschikbaar is voor medewerkers, ongeacht waar zij zich bevinden en welke devices ze gebruiken. Bij het veranderen, verbeteren en optimaliseren van de digitale werkomgeving komen ook een aantal uitdagingen kijken.
Bekijk onze Managed Workspace dienst
1. Beheer is lastiger en soms zelfs onmogelijk
Applicaties die gebruikt worden binnen organisaties worden steeds vaker als SaaS afgenomen. Dit betekent vaak dat applicaties in verschillende cloudomgevingen staan. Een belangrijk vraagstuk is hoe je deze applicaties en data samenbrengt in één smart workspace die via een internetbrowser werkt. Een nadeel van SaaS is namelijk dat het beheer niet in handen is van de IT-afdeling. Dat heeft ook voordelen – alle updates, upgrades en (security)patches worden door de leverancier gedaan. Maar overzicht welke gebruikers toegang hebben en met welke rechten is vaak onduidelijk. Dit is een beveiligings- en kostenrisico. Het kan heel goed dat iemand die allang uit dienst is nog steeds toegang heeft tot bepaalde applicaties.
2. Enablement van de eindgebruiker
Binnen de smart workspace is het essentieel om de eindgebruiker centraal te stellen. Uit diverse onderzoeken is gebleken dat het betrekken van de eindgebruiker – de user-centric approach – een belangrijke voorwaarde is voor succesvolle IT-implementaties. Geen of weinig aandacht voor de wensen en behoefte van de eindgebruiker resulteert in gebrekkige gebruikersadoptie. Een essentieel onderdeel is het betrekken van de eindgebruiker en het winnen van vertrouwen. Het lastige hieraan is dat IT-projecten – ook digitale werkplekken – vaak veranderingen teweegbrengen.
3. IT wordt aangeschaft, maar niet ingezet
Een belangrijk onderdeel bij het betrekken van de eindgebruiker is dat IT daadwerkelijk wordt ingezet. Nog te vaak wordt een digitale werkplek aangeschaft zonder rekening te houden met de wensen en behoeften van eindgebruikers. Het kan bijvoorbeeld zijn dat sommige eindgebruikers even net dat beetje extra hulp nodig hebben als zij voor het eerst gaan werken met een SharePoint-omgeving in Office 365. Het risico hierbij is dat er flink wat euro’s besteed worden voor een oplossing die niet of gebrekkig gebruikt wordt. Soms helpt het als de eindgebruiker even wat uitleg krijgt en wat context meekrijgt. Gebruikersadoptie, en met name gebruikerstrainingen, speelt hier een cruciale rol in. Organisaties die hier rekening me houden hebben een streepje voor.
4. De cultuur van controle en regie verschuift naar digitaal vertrouwen
IT’ers zijn gewend om veel invloed te hebben over de bedrijfsprocessen die door IT ondersteund worden. Het komt echter steeds vaker voor dat applicaties buiten het zicht van de IT-afdeling wordt ingekocht of wordt gebruikt. Een belangrijke uitdaging is dan ook om de organisaties te vertrouwen op de aanschaf van nieuwe technologie. SaaS-applicaties kunnen enorm bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen. Voor IT’ers liggen er kansen om de verantwoordelijken te adviseren over het gebruik en de beveiligingsriciso’s van applicaties die niet via de IT afdeling in gebruik genomen zijn. Dat begint echter met een culturele verschuiving: van ‘department of no’ naar digitaal vertrouwen.
Lees ook: 6 uitdagingen van de smart workspace
5. Dataveiligheid en continuïteit blijven belangrijke vraagstukken
Hoe veilig is data als het in de publieke cloud opgeslagen staat? Hoe borg je zaken zoals back-ups en recovery in de publieke cloud? Dit zijn uitdagingen die voor eindgebruikers niet altijd inzichtelijk zijn, maar die voor het beheer en voor de dataveiligheid van organisaties steeds belangrijker zullen worden. Ook in het kader van de Europese privacywet GDPR en in Nederland de AVG wordt het steeds belangrijker om te weten waar gegevens worden opgeslagen, wie er toegang heeft en wat er met die verwerkingen gebeurt.
6. Gebrekkige support
Er kan altijd iets fout gaan met een smart workspace. Enkele voorbeelden: een slechte internetverbinding, een traag of niet ladend digitaal werkportaal, niet de juiste toegang tot de applicaties, verbindingen die breken. Er zijn werkelijk allerlei soorten errors die ervoor kunnen zorgen dat de eindgebruiker niet aan het werk kan. In het ergste geval wordt de smart workspace hierdoor als frustrerend ervaren. “Waarom werkt het niet gewoon?”. “Hoe moeilijk kan dit nou zijn?”. Als de organisatie niet in staat is om snel en de juiste support te leveren, loopt deze frustratie alleen maar op. Een belangrijk onderdeel is dus om de eindgebruiker een centrale plek te bieden waar hij of zij de issues kwijt kan.
