Werk op afstand is het nieuwe normaal aan het worden. Hoewel veel mensen ook waarde hechten aan werken op kantoor, lijkt het erop dat remote werk (op afstand werken) maatschappelijk geaccepteerd is. Eindelijk, zou je bijna zeggen. Toch is nog niet iedere organisatie klaar om op afstand werken volledig te integreren. Met de vijf niveaus voor op afstand werken uit dit artikel kom je weer een stuk verder.
Wat is op afstand werken?
Op afstand werken is iets anders dan thuiswerken, hoewel je prima thuis kunt werken op afstand. Op afstand werken is de Nederlandse vertaling van ‘remote work’, een trend die de laatste jaren aan populariteit wint binnen bepaalde beroepsgroepen uit de techwereld.
Lees ook: Remote werken: wat kun je leren van bedrijven die het al langer doen?
Werk op afstand begon toen een aantal slimmeriken erachter kwamen dat je niet per se een kantoor nodig hebt om productief te zijn. Deze slimmeriken waren met name techneuten zoals developers, engineers, marketeers en product owners.
Waarom zou je naar kantoor gaan in het drukke en onbetaalbare San Francisco of Amsterdam als je ook goedkoop kunt wonen, werken en leven op Bali? Steeds meer mensen kozen de afgelopen jaren voor een digital nomad levensstijl – een levensstijl waar je reist naar landen waar het leven goedkoop is en de internetverbinding goed genoeg.
Thuiswerken door corona
Sinds de start van corona / COVID-19 zijn veel bedrijven noodgedwongen begonnen met het verplicht werken op afstand. Dat was in het begin nogal wennen, want sommige bedrijven hadden nog niet veel geregeld om mensen thuis te laten werken.
Zij hadden bijvoorbeeld de beveiliging of toegankelijkheid van hun IT nog niet op orde, of hadden nog niet de juiste tools tot de beschikking voor online communicatie en samenwerking.
Door COVID-19 zijn deze ontwikkelingen in een rap tempo gegaan. De zogenoemde ‘digitale transformatie’ waar veel mensen op C-level enthousiast van worden is in krap 3 maanden tijd sneller gegaan dan de jaren ervoor. Op afstand werken werd, al dan niet een beetje gedwongen, het nieuwe normaal.
Maar gebeurt het eigenlijk wel slim genoeg? En wat is er nodig om werk op afstand erin te houden? Om die vragen te beantwoorden moet je kijken naar bedrijven die het al eerder deden.
Lees ook: Werken in de cloud: de complete gids
Slimmer op afstand werken
Matt Mullenweg, de oprichter van het bedrijf Automattic, bedacht voor zijn bedrijf vijf niveaus voor remote werken. Het bedrijf Automattic zegt je misschien niets, maar WordPress ken je ongetwijfeld. Geschat wordt dat zo’n 35% van het web een WordPress-website is. En iedereen binnen dit bedrijf doet zijn of haar werk op afstand. Best knap als je zo’n 1200 medewerkers hebt!
En dus is Mullenweg absoluut iemand die recht van spreken heeft als we het hebben over remote werk. Hij vertelde onlangs in een podcast dat er vijf niveaus zijn voor op afstand werken, en waarom de meeste bedrijven (ook nu nog) waarschijnlijk pas op niveau 2 zitten.
Op afstand werken in vijf niveaus
Dit zijn de vijf niveaus voor werken op afstand (remote werk):
Level 1: Non-deliberate action
Op het eerste niveau gebeurt er eigenlijk niets. Het bedrijf onderneemt geen enkele stappen om op afstand werken te stimuleren. Hier en daar zijn er medewerkers die af en toe thuiswerken maar een officieel beleid is er niet.
Op dit niveau zullen medewerkers wachten met het belangrijke werk tot ze weer op kantoor zijn. Voor de COVID-19 uitbraak was dit het niveau waar veel bedrijven nog op zaten.
Level 2: Recreating the Office Online
Door de COVID-19 uitbraak werden veel bedrijven naar het tweede niveau ‘geslingerd’, wat Mullenweg ‘recreating the Office online’ noemt.
Op niveau 2 hebben medewerkers toegang tot videobellen (Zoom, Microsoft Teams), chat (Slack, Microsoft Teams) en e-mail. Deze tools worden volgens Mullenweg alleen niet ingezet om werk op afstand te stimuleren, maar om het kantoor op afstand te simuleren.
Deze tools worden vaak ingezet op de manier waarop we ook communiceren in de traditionele kantoortuinen. Denk aan Teams-vergaderingen waar tien personen aan deelnemen terwijl twee personen voldoende was, of aan de vele interrupties die je door chat naar je toe geslingerd krijgt.
Veel bedrijven zeggen het niet direct, maar verwachten wel dat medewerkers ‘hyper-responsive’ zijn. Snel reageren op mails en chats laten tenslotte zien dat je echt ander de computer zit.
Op niveau 2 wordt er nog steeds verwacht dat mensen online zijn van 9 tot 5. Sommige bedrijven gaan zelfs zo ver dat ze screenlogging software installeren waarmee ze kunnen monitoren of medewerkers wel echt aan het werk zijn (yikes! 😨).
Veel bedrijven zitten nog op niveau 2. Ze gebruiken de nieuwe tools om communicatie op kantoor na te bootsen, waardoor ze de echte kracht van de ‘nieuwe’ tools nog niet benutten.
Level 3: Adapting the medium
Op niveau 3 is de organisatie hard op weg om alle voordelen van de nieuwe tools en media te benutten. Mullenweg zelf verwijst naar gedeelde documenten (zoals Google Docs) die voor iedereen zichtbaar zijn en die real-time tijdens een videomeeting bijgewerkt worden. Hierdoor ontstaat er volgens hem en gezamenlijk begrip van wat er besproken is en besloten wordt.
Op dit niveau gaan bedrijven ook meer investeren in de thuiswerkplekken van medewerkers. Denk aan speciale lampen voor videobellen, noise-cancelling koptelefoons of aan een budget voor het inrichten van de werkplek.
Op dit niveau ligt ook de nadruk op effectieve geschreven communicatie. Veel remote bedrijven leggen de nadruk op ‘asynchrone communicatie’ omdat real-time communicatie vaak niet mogelijk is, maar ook omdat asynchrone communicatie de ‘As Soon As Possible’-cultuur onderdrukt. Bij Automattic gaan ze zelfs zo ver dat het sollicitatieproces bijna alleen maar op een geschreven manier gebeurt.
Meetings zijn er bijna niet op niveau 3. Zo hebben ze bij Automattic een aantal richtlijnen om meetings juist zoveel mogelijk te vermijden. Meetings worden alleen ingepland als ze absoluut noodzakelijk zijn en ze niet opgelost kunnen worden met ad-hoc conversaties. Is er dan wel een meeting dan duurt deze niet langer dan 15 minuten. Ook heeft meeting heeft altijd een duidelijke agenda. Bij Automattic plannen ze verder nooit een meeting in om alleen informatie te communiceren. Daar hebben ze namelijk e-mail voor.
Level 4: Asynchronous communication
Het vierde niveau wordt simpelweg ‘asynchronous communication’ genoemd, in goed Nederlands asynchrone communicatie.
Bij dit niveau is het uitgangspunt dat het meeste werk geen onmiddellijke reactie nodig heeft. Voor heel veel werk is een chatbericht of een mail vaak voldoende. De ontvanger kan vervolgens het werk doen wanneer het hem of haar uitkomt.
Als iets echt urgent is dan zou de vorm van communicatie daarbij moeten passen, vindt Mullenweg. Bijvoorbeeld door iemand te bellen.
Asynchrone communicatie heeft veel voordelen. Medewerkers zijn beter in staat om werk in te plannen wanneer het hun uitkomt. Ze hebben meer ruimte om erover na te denken en worden minder onderbroken, waardoor zij een goede ‘flow’ kunnen komen. Volgens Mullenweg zorgt asynchrone communicatie ervoor dat mensen betere besluiten kunnen nemen, omdat ze langer over hun besluit kunnen doen.
Bij asynchrone communicatie is het wel belangrijk dat je heel concreet bent. Hier is dus ook weer effectief schriftelijk communiceren weer van groot belang. Je moet helder communiceren wat je van een ander verwacht, wanneer je het verwacht en ook helder zijn wat iemand kan doen als je die persoon niet aan die verwachtingen kan voldoen (bijvoorbeeld omdat hij of zij andere deadlines heeft).
Volgens Mullenweg hebben bedrijven die asynchroon communiceren de weg uit de industriële revolutie gevonden. Veel traditionele bedrijven denken nog in termen van aantal uren = output. Zij waarderen aanwezigheid meer dan productiviteit. Zij denken eigenlijk nog zoals ze dachten in een fabriek vroeger.
En natuurlijk ziet Mullenweg zijn eigen bedrijf op niveau 4 staan. Laat mensen werken wanneer ze willen werken, en je bedrijf profiteert er enorm van. Mensen kunnen hun leven beter inrichten dan voorheen.
Level 5: Nirvana
Niveau 5 is een beetje een gekke, want deze is niet heel concreet gemaakt door Mullenweg. In ‘Nirvana’ werken gedistribueerde teams beter dan teams die elkaar dagelijks zien. Wat ‘beter samenwerken’ in deze context betekent maakt hij verder niet duidelijk. Als je al richting niveau 4 gaat ben je denk ik al een heel eind verder dan de concurrent.
Werk op afstand: het nieuwe normaal?
Is op afstand werken het nieuwe normaal? Hebben we straks nog kantoren nodig? Die vragen werden in het begin van de coronacrisis regelmatig gesteld. Een flink aantal bedrijven is door de versoepelingen ook weer soepeler omgegaan met kantoorwerk. Mensen gaan weer naar kantoor en waarderen de combinatie tussen kantoor en thuiswerken.
De komende tijd zullen moeten uitwijzen hoeveel we thuis blijven werken en wat de rol van kantoor is. Een vraagstuk die we bij True en ons moederbedrijf Broad Horizon ook steeds meer proberen te beantwoorden. Het betekent een andere manier van samenwerken, andere tools en andere manier van met elkaar communiceren. En het betekent ook meer begrip voor het welzijn van je medewerker.
Want als een groot gedeelte van de organisatie regelmatig(er) op afstand werkt, dan is er een andere manier van communiceren nodig. Als Automattic het lukt met bijna 1200 medewerkers, dan moet dit toch ook lukken voor jouw bedrijf?
Frictieloos samenwerken in een alles-in-één Managed Workspace. True brengt alle onderdelen samen tot een beheersbare werkplek voor iedereen in uw organisatie.
Bron podcast: The Five Levels of Remote Work
